广东省国家税务局关于印发广东省国家税务局电子公文管理规则﹝试行﹞的通知

广州、深圳、各地级市国家税务局：
　　现将《广东省国家税务局电子公文管理规则(试行)》印发给你们，请遵照执行。
　　广东省国家税务局电子公文管理规则(试行)
　　第一章 总则
　　第一条 为规范电子公文管理，提高公文处理效率，根据《全国税务机关公文处理办法》、《全国税务机关计算机公文处理操作规程(试行)》和全省国税系统应用行政管理系统的实际情况，特制定本规则。
　　第二条 办公室是公文处理的管理部门，负责电子公文处理的管理工作；信息中心是技术保障部门，负责电子公文管理系统的技术保障和系统维护工作。
　　第三条 各级国税机关行文，除本规则另有规定外，应使用全省统一电子公文处理系统处理。
　　第四条 对与纳税人有关的税收政策规范类文件，系统内部的有关规定和要求，实行纸质与电子文件“双轨”运行，既发送电子文件，又按原渠道发送纸质件。向税务总局及对外单位仍实行纸质件发送。
　　第五条 各级国税机关应将电子文件作为本机关、本系统内部贯彻执行和阅办的依据，对外涉及公文法律效力时以纸质件为准。
　　第六条 处理电子公文，应设置电子公文管理系统进入口令，并根据需要及时更换口令。口令被盗用时，应及时报告办公室和信息中心。
　　第七条 工作时间应打开计算机，每个工作日的上、下午工作时间内都必须查看行政管理系统的有关信息，及时处理需要办理的公文。外出要留言，不得因未及时查看或未留言而延误文件处理工作。
　　第八条 使用电子公文管理系统必须严格遵守《广东省国家税务局保密工作制度》有关规定，严防泄密。
　　未配置有效的计算机保密设备前，不得通过计算机传输、阅办密级文件。密级文件仍按原办法进行纸质件处理。
　　第九条 办公人员必须爱护计算机及相关设备，不得擅自修改或删除与公文处理系统有关的软件，不得擅自更改有关设置，不得使用带病毒的软盘。发现病毒要及时报告信息中心，及时清除。
　　第二章 收文处理
　　第十条 收文流程见图1。
　　第十一条 收文登记。收文由各级国税机关办公室统一拆封，除涉密收文外，其他收文应纳入行政管理系统进行分类登记，并及时发送拟办审核环节处理。
　　省局办公室对没有电子公文的未涉密纸质件收文由文档组统一拆封，在行政管理系统中进行收文登记，并将文件扫描、拷入或键盘录入软件系统(如文件已经远程收发文系统电子传递，可通过收发文库作收文登记)，再送文秘人员提出拟办意见。
　　第十二条 拟办审核。 办公室文秘人员对各类收文提出办理意见，审核后将收文退回局收发员，由收发员根据拟办意见分别将收文转呈局领导或转交处室(省局各处室、直属机构、事业单位，以下简称“处室”)。
　　第十三条 承办。处室对办公室送来的阅办文件由综合组负责登记后，传送给处室领导批办。处室领导对收文提出阅办意见后指定承办(主办科组分办或主办部门经办)人员阅办，具体经办人员在阅文后，要根据文件要求和领导批示内容进行及时办理。需要局内2个以上(含2个)处室共同承办的收文，主办处室要负责协调落实，会办处室要积极配合，保证收文及时办理。
　　只需阅知的收文，阅后要点击“完成”，选择“不送下一环节”。
　　第十四条 督办。为了提高机关公文处理效率，行政管理系统对收文进行及时提示，设定了收文办理时限并于次日生成电子邮件催办，一般情况为3日，急件1 日，确保平件及时办，急件急办。
　　局领导批示或办公室领导拟办的需列入督查的文件，由收发员发送督查人员负责督办。
　　公文上一环节处理人员可对下一环节人员进行催办，办公室对列入督办件的文件应向承办单位负责人或者综合组催办，综合组人员要催办本单位承办人员。承办部门对催办件要及时回复，报告办理情况。
　　综合组要通过行政管理系统，经常对本部门阅办文件的阅办情况进行跟踪查询督促，确保文件及时准确办结。
　　第十五条 办结和归档。对已办结的收文，承办人要简要注明办理情况和结果。文秘人员应负责本处室阅办公文的办结管理，在确认承办文件办理完毕后，应及时进行处室归档和送局档案管理人员归档。
　　档案管理人员应加强对归档电子公文的登记和管理，经常检查督促机关收文归档情况，加强督办，并按现行的档案分类方法进行分类管理。
　　第十六条 删除和销毁。 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，应按照归档纸质文件的有关规定执行。
　　第十七条 查询利用。个人可在电子公文处理系统的有关栏目中查询自己处理过的电子收文，也可查询全局电子收文。
　　第十八条 收文字号管理。局机关电子收文，可按类别分年度编流水号进行管理。
　　第三章 发文处理
　　第十九条
　　(一)党务发文(含局党组、党组纪检组、直属机关党委发文，党务内部明电)流程见图2。起文处室拟稿、核稿、审稿(会签文增加会签流程，属局党组发文拟文处室审稿后应送局党组秘书核稿)后，发送办公室核稿、审稿，完成后根据发文性质送局党组书记(或授权党组成员)、纪检组长或机关党委书记签发。
　　(二)行政发文(包括编“粤国税发、粤国税函、粤国税办、粤国税办函、粤国税明电”字号发文)流程见图3。起文处室拟稿、核稿、审稿(会签文增加会签流程)后，发送办公室核稿、审稿，完成后再送局领导签发。凡不按流程处理的文稿，应予退回。
　　(三)局机关各内设机构可根据需要对下级机关相关部门发处便函，其流程由本处室负责：本处室拟稿、核稿、审稿、处室领导签发、编号、校对、盖处室章、发送、处室归档。处便函文头应为黑头“某某处(室、中心、局)便函”字样，处函编号按机构代字自行编便函号，即“X便函﹝﹞号”不得出现“粤国税”字样，其主送、抄送单位只能为下一级国家税务局某某科室(中心、局)。
　　(五)其他类文件如会议纪要、签报的处理，以及情况通报、综合、督查、调研、信息等编辑处理也应纳入行政管理系统，其流程可参照行政发文的流程简化办理。
　　(六)文件发送对象是局各行政处(科、股)室、直属机构、事业单位的，可简称“局内各单位”。
　　第二十条 对不加注贯彻意见或者补充意见，又需要系统内有关单位阅办的收文，应办理原文转发，流程见图4。主办处室填写《原文转发呈批单》，处室核稿、审稿(需会签的应办理会签)，并经办公室审稿、局领导签发后，由办公室文档组编号管理，盖局办公室章后封发。一般不下发纸质件。办公室文档组每星期一把上星期所有原文转发文件(含转发文件标题及字号)集中向各市局通报一次。
　　第二十一条 以省局、省局办公室名义发出的各类会议通知、培训通知、有关内部工作情况通报，以及其他在全省国税系统内部需要贯彻的布置性的、告知性的、事务性的文件，只发电子件，不再发送纸质件，并在电子文件中注明“此件不另发纸质文件”字样。
　　第二十二条 拟稿。拟稿人在拟稿时，必须首先正确确定发文类型，选准发文稿纸。按要求填写“文头纸”栏下的各个项目，进入“正文、附件”栏后，应先编辑正文，然后编辑附件。
　　第二十三条 处室核稿、审稿。拟稿完毕，要送本处室有关人员核稿，再送本处室领导审稿。
　　第二十四条 会签。需要会签的文件，属局内部有关处室会签的，应在发文稿纸会签栏中选择会签单位，在送交办公室审核前应送有关处室会签完毕。
　　会签单位会签完毕的文稿退回主办处室综合组，所有单位会签完毕后，主办单位负责人对会签无异议，才将文稿送办公室审核。
　　需与外单位联合下发的文件，应选择联合发文稿纸，在内部完成审核程序并送局领导签发后，打印清样送联合发文单位签发。完成联合签发后进入发文编号程序，将联合发文签发稿送主办处室作清样校对，清样校对人员将联合签发修改意见输入电子公文。外单位签发意见如对文件内容有较大修改，主办处室应将联合发文签发稿送局领导审阅确认后再送办公室发送。外单位联合签发稿应在办公室归档。
　　第二十五条 办公室审核。局内主办、会办单位完成公文审核后，发送给办公室综合组核稿、办公室领导审稿。
　　第二十六条 局领导签发。机要秘书将办公室领导审核后的文稿送局领导签发。局领导签发后的文件送局收发员。
　　在正式电子公文形成后，办公室档案员(或加盖机关印章戳记人员)应加盖公章存档。
　　第二十七条 发文字号管理。经局领导签发的文件，由办公室编号。局机关发文字号，分别按年度和公文级次编流水号。
　　第二十八条 清样校对。经局领导签发的文件，由收发员送拟稿人清样校对。校对时如发现有排版或打字错误，可由校对人员直接修改。属于修改内容错误，须报局领导或办公室主任同意后修改。校对后文稿送局办公室文档组发送。
　　第二十九条 公文盖章封发。清样校对后，有公文盖章封发权的工作人员对行政发文盖电子印章，并按照文件发文范围封发。党务电子发文暂不盖电子章，但仍按照文件发文范围封发，各单位收到电子文件后可视同纸质件处理。
　　第三十条 电子公文应在办理完毕后及时进行电子归档。
　　第三十一条 办公室会同信息中心将具有永久和长期保存价值的电子公文制成纸质件与电子公文的存储载体一同归档。
　　第四章 公文传递的特殊程序
　　第三十二条 局内各单位对本部门公文流程需调整的，应先报办公室同意后，由信息中心修改。
　　第三十三条 办公室认为不需经局领导批示的收文可直接交收发室传送给局内有关单位承办。承办单位收文后认为需送局领导阅示的，可退回办公室拟办人员，由办公室重新拟办后送局领导阅示。
　　办公室对局领导不能及时批示而又需急办的收文，可直接交收发员送有关单位先办理，后送局领导批示，有关单位在办结前应查看局领导的批示，如有冲突，应按局领导批示办理。
　　第三十四条 局内各单位在拟办文时，对长期普遍适用于纳税人的税收政策性文件应当在公文稿纸相关栏目中注明录入税收条法库。条法库向机关工作人员开放。
　　第三十五条 需及时公开让社会知晓的税收政策类的文件，应制成纸质件抄送省档案馆、《广东省人民政府公报》各一份，局内各单位拟文时应在抄送栏中注明。
　　第五章 用户信息和权限管理
　　第三十六条 用户信息和权限由办公室和信息中心负责维护管理，包括系统配置、设置用户的起始登录口令等。
　　第三十七条 按照规定的公文处理权限和流程，经办公室和人事部门审核，信息中心按审批的权限为局机关公务员和事业编制人员在电子公文管理系统中配置相应的权限。
　　录用、调进公务员和事业编制人员，已配置权限人员的职务、岗位发生变化，或者其他需要对电子公文管理权限进行变更、注销的，应由需要变更、注销电子公文管理权的人员所在部门提出申请，办公室、人事部门审核后，信息中心在电子公文管理系统中进行相应的调整。
　　用户名、起始登录口令和签字密码由信息中心设定后通知用户，用户在正式使用电子公文处理系统时应及时更改。
　　第三十八条 用户权限管理。用户权限分局领导、处室领导、文秘人员(综合组人员)、一般干部四级管理。
　　(一)收文处理(包括批示、拟办、催办、阅办)。
　　批示：局领导、处室领导，局领导、处室领导授权的其他人员。
　　拟办：办公室领导，办公室文秘人员。
　　催办：办公室人员，其他部门综合组(科、办公室)人员。
　　阅办：全体在职人员。
　　(二)发文处理。包括拟稿、初核、复核、初审、复审、会签、签发、编号、清样校对、盖章、封发、归档等等。
　　拟稿：全体在职人员。
　　初核：处室科(组)长、综合组人员。
　　复核：处室领导，处室领导授权的其他人员。
　　初审：办公室文秘人员。
　　复审：办公室领导，处室领导授权的其他人员。
　　签发：局领导、局领导授权的办公室主任、副主任，处室领导(仅对处室便函发文有效)。
　　清样校对：拟稿人、综合组人员或拟稿人委托的其他人。
　　编号、盖章发送、归档：办公室有关人员。
　　处室综合组(科、办公室人员)对处函编号、盖章发送、归档。
　　第六章 附则
　　第三十九条 本规则由省局办公室负责解释。
　　第四十条 本规则自2004年1月1日起实施，原《广东省国家税务局计算机公文管理规则(试行)》废止。