四川省国家税务局关于印发《四川省国家税务局出口退税档案管理办法﹝试行﹞》的通知

市、州国家税务局，省局直属税务分局：
　　根据国家税务总局《出口货物退(免)税管理办法(试行)》有关规定，我局制定了《四川省国家税务局出口退税档案管理办法(试行)》，现印发给你们，请认真贯彻执行。
　　二○○五年八月二十九日
　　四川省国家税务局出口退税档案管理办法(试行)
　　一、为确保出口退(免)税凭证、资料的完整性、安全性、保密性，实现出口退税档案管理标准化，更好地为出口退税管理服务，根据《中华人民共和国税收征管法》、《中华人民共和国税收征管法实施细则》、国家税务总局《出口货物退(免)税管理办法(试行)》，制定本办法。
　　二、各市州国家税务局，省局直属税务分局负责所辖出口商出口货物退(免)税档案的管理，包括档案的收集、整理、归档、保存和使用。
　　三、出口退税档案包括电子档案和纸质档案。
　　电子档案包括企业申报数据，审核、审批、退库、调库过程中产生的审核系统数据，以及税务机关通过审核系统对外出具证明产生的审核系统数据和纸质档案的索引电子文档。
　　纸质档案包括认定档案、审批档案和证明档案。认定档案指办理出口商资格认定时使用的凭证、资料。审批档案指出口退(免)税审核、审批时涉及的凭证、资料，包括出口退(免)税申报表、申报凭证、有关举证材料、疑点调整表，以及在审核、审批、退库、调库过程中使用、产生的其他纸质凭证和各地税务机关要求提供的其他凭证。证明档案指税务机关审核、出具出口退税相关证明时涉及的凭证、资料，包括纳税人要求开具证明的申请及退税机关审核、出具证明过程中使用、产生的纸质凭证。
　　四、纸质档案按月收集、整理、装订、归档。
　　认定档案归档时间为出口商资格认定程序结束后的次月；审批档案归档时间为出口退(免)税审批程序结束后的次月；证明档案归档时间为税务机关出具证明后的次月。
　　五、纸质档案先装订成册，再放入档案盒。一个档案盒可存放多册，但不同种类的档案不能混装在一个档案盒中。
　　纸质档案均按一个审批个案单独装订一册。凭证数量较多的，可用专用装订封面封装，每册封装凭证的厚度以不超过档案盒厚度为限。凭证较多而无法在一册中容纳的，可分子册装订。对于凭证数量很少的，可用牛皮纸、信封纸等类似硬质纸张作封面，用订书机或其他方式简单装订。
　　六、档案盒、档案册封面要显著标注所封装档案的相关信息。
　　认定档案册封面标注档案编号、出口商名称、审批日期。档案盒封面标注档案盒编号、“资格认定档案”字样及所属年度。
　　审批档案册封面标注档案编号、出口商名称、审批退(免)税金额、审批日期。档案盒封面显著标注档案盒编号、“出口退税审批档案”字样及所属年度。
　　证明档案册封面标注档案编号、出口商名称、证明出具日期。档案盒封面显著标注档案盒编号、“证明出具档案”字样及所属年度。
　　七、档案册按类型、年度顺序编号，档案盒按年度顺序编号。
　　档案册编号规范为：“R-yyyy-nnnnn-ss”、“T-yyyy-nnnnn-ss”、“Z-yyyy-nnnnn-ss”。其中“R”表示认定档案，“T”表示退税审批档案，“Z”表示证明档案，“yyyy”为年份，“nnnnn”为装订册流水号，ss为子册号。
　　档案盒编号规范为：“yyyy-nnnnn”，其中“yyyy”为年份，“nnnnn”为档案盒流水号。
　　八、各纸质档案必须建立电子索引表。电子索引表内容见附件。
　　九、电子档案要及时备份，确保审核系统和相关数据安全。
　　审核系统数据库每天进行一次本机增量备份，每周进行一次异机增量或完整备份。年终后次月对数据库进行完整备份并刻录光盘留存。各地可根据本地计算机审核业务量实施更严格、安全性更高的数据库备份策略。
　　电子索引表按月异机完整备份，年终后与审核系统数据一并刻录光盘留存。
　　十、除法律、法规另有规定者外，出口退税档案保存期为10年。
　　资格认定档案保存期限根据出口商经营期限决定。出口商未注销的，资格认定档案一直保存。出口商注销后，自注销之日起，资格认定档案保存10年。出口商变更认定内容的，自变更之日起，原资格认定档案保存10年。
　　磁介质备份电子档案保存一年，光盘备份电子档案永久保存。
　　十一、保存期满需要销毁的出口退税档案，应填具《保存期满销毁退税档案审批表》(附件四)，报经市州局出口退税分管局领导批准后，指定两人监督销毁。
　　《保存期满销毁退税档案审批表》永久保存。
　　十二、税务机关应确保出口退税档案秘密。除上级检查、外部审计、内部清算、以及法律法规规定应向其他机关、部门提供出口退税档案的情况外，出口退税档案不对外借阅。如有特殊情况需对外借阅出口退税档案资料的，应报经市州局出口退税分管局领导批准。
　　十三、出口退税档案应存入档案室。档案室应做好防火、防盗、防潮、防蛀工作，保证档案资料载体、储存场所安全。
　　十四、本办法自2005年9月1日起执行。
　　附件：1、出口商资格认定档案索引表
　　2、出口退税审批档案索引表
　　3、证明出具档案索引表
　　4、保存期满销毁退税档案审批表
　　附件1：
　　XXXX年出口商资格认定档案索引表
　　档案盒编号 档案编号 出口商名称 审批日期
　　附件2：
　　XXXX年出口退税审批档案索引表
　　档案盒编号 档案编号 出口商名称 审批日期 退(免)税额
　　退税 免、抵税 免税
　　(小规模)
　　附件3：
　　XXXX年证明出具档案索引表
　　档案盒编号 档案编号 出口商名称 证明类型 证明编号 审批日期
　　附件4：
　　保存期满销毁退税档案审批表
　　档案编号 出口商 审批时间 已保存期限
　　监销人： 监销人： 科(处室)负责人： 分管局领导： 销毁日期：
　　注：1.审批时间栏填写审批退税的日期(退税审批档案)，或资格认定的审批日期(资格认定档案)，或证明出具日期(证明出具档案)。
　　2. 科(处室)负责人为市州局、省局直